Anfrage: Digitalisierung der Verwaltung für mehr Effizienz und Bürgerservice

25. März 2026

Eine bürgernahe Verwaltung muss digital werden. Die Stadt Mainz hat sich dazu Ziele gesetzt und auch eine Organisationsberatung bei der Landeshauptstadt Mainz zur Überprüfung und Neuausrichtung der Leistungserbringung im Bereich IT und Digitalisierung in Auftrag gegeben und im Juni 2025 im Hupa präsentiert.

Folgende Punkte ergaben sich aus dem Bericht und der Sachstandsanalyse:

 Kritisch beurteilte Punkte

1. Rollen und Zuständigkeiten

•          Unklare Abgrenzung zwischen Hauptamt und KDZ bei IT- und Digitalisierungsaufgaben.

•          Fehlende strategische Vorgaben, vage Verantwortlichkeiten → führt zu Reibungsverlusten und doppelarbeit.

•          Auch die Rolle von mainzDIGITAL ist nicht klar definiert; Gefahr von Doppelstrukturen im Hauptamt.

2. Servicequalität und Bürgernähe

•          Bürgerdienste teils nicht benutzerfreundlich und zu wenig auf neue technologische Trends ausgerichtet.

•          Fachämter bemängeln fehlende Beratung und unzureichende Service-Orientierung der KDZ.

•          Barrierefreiheit und nutzerfreundliche Zugänglichkeit oft nicht ausreichend umgesetzt.

3. Prozesse

•          Projektlaufzeiten zu lang: Fachämter warten Monate oder Jahre auf Umsetzung.

•          Fehlende Standardisierung: kein gemeinsames Verständnis, ab wann ein Vorhaben als „Projekt“ gilt.

•          Keine systematische Qualitätssicherung; es fehlen Mechanismen für kontinuierliche Verbesserung.

•          Kommunikation zwischen Hauptamt und KDZ oft intransparent (z. B. Preisgestaltung, Priorisierung).

4. Organisation und Personal

            •          Personalmangel in der KDZ: über 60 % sehen unzureichende Kapazitäten.

            •          Fehlende IT-Fachkräfte führen zu Staus bei Projekten und hoher Belastung.

            •          Statt „schlanker“ ist die Verwaltung vielerorts noch überlastet – Digitalisierung entlastet bislang kaum.

5. Projektportfolio und Umsetzung

            •          Stau bei Projektanträgen, langsame Abarbeitung.

Fehlende Transparenz gegenüber Fachämtern beim Fortschritt laufender Projekte.

            •          Kleinere IT-Vorhaben werden wie Großprojekte behandelt → unnötige Verzögerungen.

6. Kosten und Finanzen

            •          Kosten für IT-Leistungen intransparent; schwer nachvollziehbar für Hauptamt

            •          Kostenentwicklung insgesamt steigend, ohne klare Steuerungsmechanismen.

            •          Fehlende Service Level Agreements (SLAs) → Leistungen und Kosten nicht messbar geregelt.

7. Zeitpläne

            •          OZG-Umsetzung: zahlreiche Leistungen wurden nicht fristgerecht bis 2022 online gestellt.

            •          Projekte wie Bürgerbeteiligungsplattform und Service-App sind verzögert oder gestoppt (Haushaltsgründe).

            •          Neue Projekte mussten zeitweise gestoppt werden, bis das Steuerungsmodell vorlag.

Auch die Verwaltung hat sich im Rahmen der Abschlussdokumentation zur Organisationsberatung bei der Landeshauptstadt Mainz vom Juni 2025 zur Überprüfung und Neuausrichtung der Leistungserbringung im Bereich IT und Digitalisierung mit diesen Fragen befasst. Rückblickend auf das Jahr 2025 stellen wir folgende Fragen an die Verwaltung:

  1. Ist die Verwaltung in 2025 digitaler geworden, welche Vorteile hatte das für die Mainzer?
  2. In welchen Bereichen wurden die Prozesse optimiert?
  3. Wurden dadurch die Verwaltungsangestellten entlastet und konnten diese in anderen Bereichen dafür eigesetzt werden?
  4. Wurde dadurch die Verwaltung personell schlanker und die Prozesse kürzer? Wenn ja, in welchen Bereichen und wieviel Personal wurde eingespart?
  5. Welche Ziele hat die Verwaltung für 2026 und 2027?
  6. Wie beurteilt die Verwaltung die Doppelstruktur auch in der Zuständigkeit zwischen Hauptamt vs. mainzDIGITAL und den im Stellenplan weiter vorgesehenen IT-Stellen im Hauptamt?
  7. Wo wurden Prozesse besser implementiert, Zeitpläne eingehalten, damit doppelte Aufgaben, unklare Verantwortlichkeiten und uneinheitliche Kommunikation nun standardisiert und durch klare Zuständigkeiten und Aufgaben geregelt?
  8. Welche Kosten sind entstanden und mit welchen weiteren Kosten rechnet die Verwaltung für die Jahre 2026 und 2027?